Réunion efficace – les règles

Les réunions inutiles pourraient coûter 32 milliards aux entreprises en 2019 (rien qu’en Suisse).
– Lien vers l’étude

Vous êtes sur cette page parce que vous avez reçu une invitation à une réunion contenant le texte, ci-dessous, et vous avez cliqué sur ce lien :

Bonne nouvelle ! Quelqu’un vous apprécie… et valorise votre temps ! 🙂 Il a lu l’article de ce blog : 3 conseils et 5 étapes pour une réunion efficace.  Il aimerait vous en faire bénéficier et épargner votre temps.

Si vous voulez perdre du temps à votre prochaine réunion : ne suivez pas ces conseils

Rendez-vous sur le document partagé

Votre collègue ou partenaire vous a envoyé un lien vers un document partagé : rendez-vous sur ce document.

Le document est en mode « suggestion » afin de pouvoir suivre les commentaires de chacun des participants. Les modifications, annotations, remarques sont directement visibles, en temps réel, à tous les participants. Il contient 4 sections : Les faits, Le problème, Les causes du problème, Les solutions à ce problème et La meilleure solution à ce problème.

L’objectif est que les participants complètent le document avant la réunion. Le document va ensuite servir de support à la discussion et évoluera pendant la réunion.

Rassemblez tous les faits

Neuf fois sur dix, l’homme trouve des prétextes pour éviter l’effort de la reflexion.
– Thomas Edison

Comment voulez-vous prendre une décision sans avoir rassemblé tous les faits ? L’organisateur de la réunion a ajouté des entrées dans la section : Les faits. Complétez cette section avec les éléments factuels manquants ou complémentaires liés au thème ou à l’objectif de la réunion. Nous avons souvent tendance à ressembler les faits selon notre propre point de vue, alors contribuez avec vos propres épices. 🙂

Quel est le problème ?

Un problème bien posé est à moitié résolu. 
– Charles Kettering, ancien vice-président de la General Motors

Définissez clairement le problème à résoudre au cours de cette réunion.

L’organisateur de la réunion a « posé le problème » dans le document, basé sur les faits rassemblés. Dans la section : Le problème, annotez cette dernière de vos remarques.

Le fait de clairement poser le problème noir sur blanc est déjà une grande étape.

Quelles sont les causes du problème ?

Pourquoi le problème est-il « un problème » ? Listez clairement les causes se trouvant à l’origine du problème.

L’organisateur de la réunion a listé une ou plusieurs causes à l’origine du problème dans le document, basé sur les faits rassemblés.

Dans la section : Les causes du problème, annotez ces dernières de vos remarques et/ou ajoutez des entrées à cette liste.

Quelles sont les solutions possibles ?

Quelles sont les différentes solutions possibles pour résoudre le problème ? L’organisateur de la réunion a listé un certain nombre de solutions.

Dans la section : Les solutions possibles,  ajoutez des entrées à cette liste.

Quelle est la meilleure solution ?

A mon avis, l’examen d’un problème complexe, au-delà d’un certain point donne inévitablement naissance à la confusion et stress. Il arrive un moment où toute investigation supplémentaire s’avére néfaste. Il faut alors se décider et foncer vers le but sans se retourner.
– Wait Philipps, un des grands patrons de l’industrie du pétrole

Pesez le pour et le contre de chacune des solutions dans la liste. La décision prise, agissez !

L’organisateur de la réunion a éventuellement fait une suggestion dans le document, mais cela va être l’objet principal de la discussion, basé sur les questions précédentes.

Voilà, vous êtes prêts pour une nouvelle réunion efficace. Votre temps vous remerciera. 🙂