Gestion du temps et des priorités : une méthode simple et efficace

Gestion du temps et des priorités : une méthode simple et efficace

Nous vivons dans une société et à une époque où nous sommes bombardés d’informations et de différentes demandes. Nous avons l’email, le téléphone, les réseaux sociaux, les messageries instantanées, internet, les chaînes de télévision…

Nous sommes également tiraillés par différentes priorités que ce soit au travail ou chez soi. Nous subissons des interruptions à longueur de journée. Une étude américaine a démontré que nous sommes en moyenne interrompus toutes les 9 minutes pour une durée d’au minimum 3 minutes. Cela représente environ 2 heures de perdues par jour.

Nous sommes, aujourd’hui, face à un flux d’informations plus important que tout ce que l’homme a pu connaître dans le passé. D’autre part, nous manquons toujours de temps pour faire ce que nous avons à faire et ce que nous voulons faire. En se laissant polluer par l’information, nous perdons de vue ce qui est réellement important.

Nous avons en permanence des délais et des rendez-vous à respecter. Dans ce vacarme d’informations et de priorités contradictoires, il n’est pas toujours facile de rester calme et détendu. Des fois, il peut même nous arriver de perdre le sommeil. Nous nous disputons avec les personnes que nous aimons. En perdant de vue ce qui est important pour nous, nous nous éloignons de nos propres valeurs.

Dans ces moments de vacarme, ce qu’il y a de plus frustrant, c’est que malgré nos bonnes intentions, nos efforts et notre implication, les résultats ne sont pas toujours à l’image du travail produit.

Tout de même, tel des héros qui se battent pour nourrir leur famille et atteindre leurs rêves, nous continuons à faire face à l’adversité. Nous nous organisons avec des agendas, des to-do listes et des méthodes. Il y a quelques années, j’avais téléchargé l’application de to-do liste «Wunderlist» sur mon smartphone. Au bout de quelques semaines, ma to-do liste contenait autant de texte qu’une encyclopédie ! Je ne l’ouvrais plus parce qu’elle faisait bondir ma tension artérielle rien qu’en la regardant.

Et en effet, la dure réalité des plannings, c’est qu’ils ne servent à rien après deux semaines ou du moins prennent sérieusement la poussière. Effectivement, avec toutes les nouvelles choses qui nous tombent sur la tête, la pression et la vitesse des changements, cela devient un vrai défi de tenir notre planning à jour au bout de quelques semaines. Voici la réalité de notre société de l’information…

Que devons-nous donc faire pour atteindre nos objectifs et réaliser nos rêves ? Que devons-nous faire pour éviter le burnout ? Pour retrouver le sommeil et éviter les insomnies ? Faire les choses que nous aimons faire ? Donner du temps aux gens que nous aimons ?

Comment arrêter cette sensation de gaspiller nos compétences et nos capacités ? Comment améliorer notre image ? Comment terminer ce que nous entreprenons ? Comment ne plus jamais perdre nos objectifs de vue ? Comment rester calme et détendu quelque soit la situation ? Imaginez-vous en constante progression dans une attitude calme et détendue en direction de vos rêves, en accord avec vos valeurs les plus profondes.

En 2011, j’ai découvert une méthode qui a bouleversé ma vie. Grâce à cette dernière, j’ai atteint une plus grande partie de mes objectifs personnels en 3 mois que en une année sans cette méthode. Je n’avais plus la tête sous l’eau. J’avais pris de la hauteur par rapport à mes projets, ce qui me permettait de faire des propositions innovantes à mes clients. J’ai d’ailleurs eu d’excellents retours de la part de ces derniers.

Je me souviens d’une sensation nouvelle et agréable que je ressentais à l’époque : c’était la sensation de contrôle, de toujours être à jour, de toujours savoir où j’en étais exactement. Cela va s’en dire, c’est un important facteur de confiance en soi. Je me souviens qu’avant de partir en vacances, cela ne m’a pas pris plus de 5 minutes pour rédiger un email complet et détaillé de la situation de mes projets en cours à mes collègues et à mes clients. C’était une sensation très agréable. J’avais enfin trouvé une méthode formidable ! J’allais réaliser mes rêves.

Nous nous retrouvons quatre ans plus tard, et j’utilise toujours cette méthode ! Maintenant, lorsque j’ai une deadline imminente pour la soumission de documents très importants, je suis calme et détendu parce que j’ai déjà soumis les documents il y a deux jours ou plus. J’ai une vision claire de mes priorités et de mon état d’avancement. Je suis en constante progression vers mes objectifs et mes rêves, tout en restant calme, confiant et détendu.

Lorsque je liste sur un papier mes valeurs et les valeurs que je transmets dans mon travail, aujourd’hui, elles se superposent. Je travaille moins d’heures pour produire des services et des produits de meilleure qualité. Je termine ce que j’entreprend et si je ne le termine pas, je sais exactement pourquoi. J’ai mes objectifs sous les yeux en permanence. Je me sens debout, sur le toit d’un train roulant à pleine vitesse, en train de guetter l’horizon, d’où mes rêves et mes objectifs semblent arriver à toute allure.

J’aimerais partager avec vous un des principes de cette méthode qui a changé ma vie. Si comme moi, vous aimeriez sortir la tête de l’eau et prendre de la hauteur par rapport à votre vie, ce principe est vraiment très important pour vous. Avant d’appliquer cette règle, j’avais tendance à vouloir en faire trop et à surcharger ma journée. Je pensais pouvoir tout faire «le jour même». Au final, j’étais stressé toute la journée et quand celle-ci se terminait, je n’avais pas fait 20% de ce que j’avais prévu de faire, et j’étais donc déprimé à la fin de la journée et complètement démotivé pour le lendemain.

J’ai conseillé et accompagné de nombreuses personnes dans l’apprentissage de cette nouvelle manière de voir et de faire les choses. Elles m’ont dit que la compréhension de ce simple principe leur a ouvert les yeux et ils ont vu et effectué leur travail différemment, d’une manière plus efficace et plus détendue. Cette règle simplisme consiste à «se limiter à votre travail en cours».

Définissons, d’abord, ce qui nous intéresse, c’est-à-dire: être « productif ». En général, nous entamons beaucoup plus de choses que nous ne pourrions réellement réaliser. Nous essayons de les terminer le plus vite possible. Nous plaçons toutes les tâches dans notre agenda. Comme dans une grille de coloriage et évidemment nous n’oublions pas la moindre case vide. Ainsi, nous nous sentons bien.

Dès que nous voyons un créneau, nous y glissons une nouvelle tâche. Nous nous sentons encore mieux. Nous sommes à bloc. Nous avons occupé notre taux d’activité maximum… Pourtant, ce n’est pas cela, être «productif», c’est avoir réussi à occuper le maximum de sa «capacité».

Le fait d’être «productif», du latin pro- «en avant» et ducere «conduire», c’est d’avoir réussi à parcourir la plus grande distance sur le chemin des ses objectifs, dans un laps de temps qui vient de s’écouler. Par opposition, le mot «capacité» tire ces origines du mot latin capacitas qui est la faculté de contenir. Etre capable de contenir un certain nombre de tâches ne signifie pas être productif pour autant.

Faisons, la comparaison, et non l’analogie, avec le tronçon d’autoroute Genève-Lausanne. On voit que le tronçon d’autoroute est au maximum de sa capacité et…, de ce fait, est bloqué ! Une autoroute peut contenir 100% de véhicules, mais au-delà de 65%, la circulation s’écoule lentement et à 100% la circulation s’arrête complètement !

Le motard est la dernière case vide que nous nous sommes empressés de compléter. Il y a encore de la place, mais la tâche n’avance plus. De la même manière, lorsque nous avons occupé le maximum de notre capacité, nous ne sommes plus productifs et les tâches ne s’écoulent plus à une vitesse optimale. À l’instar de ce motard, une simple tâche prend beaucoup plus de temps qu’elle ne le devrait. Ce n’est pas parce qu’il y a encore de la place qu’il faut rajouter un véhicule supplémentaire. De la même manière, notre cerveau a besoin d’espace pour fonctionner sainement.

Nous sommes souvent tenté de travailler sur plusieurs tâches en même temps – c’est ce que l’on appelle du «multitasking» – mais cette manière de travailler est également très mauvaise pour notre cerveau et contre-productive, comme l’ont démontré différentes études, dont celle du professeur Clifford Nass de la fameuse université de Stanford. Cette étude a démontré que de faire du multitasking n’améliorait pas nos performances, mais pouvait en plus détériorer les capacités de notre cerveau qui nous aident à nous concentrer. Bien entendu, des fois, nous n’avons pas le choix, mais il serait vraiment intéressant de tenter d’éviter ce genre de situation.

Les personnes qui ne connaissent pas ce principe ont tendance à vouloir en faire trop et à surcharger leur journée d’une manière contre-productive. Elles pensent pouvoir tout faire «le jour même». Le résultat, c’est qu’elles font beaucoup moins qu’elles ne le pourraient et elles sont stressées toute la journée, alors qu’en limitant le nombre de tâches différentes dans notre journée, nous sommes beaucoup plus productifs. Nous prenons également de la hauteur par rapport à notre travail.

Voici une méthode simple et efficace pour appliquer ce principe :

  • En commençant votre journée (avant de regarder vos emails), prenez une feuille de papier ou un fichier dans votre ordinateur.
  • Faites une première liste de tout ce que vous aimeriez accomplir dans la journée. Ne prenez pas plus de 5 minutes pour faire cette liste.
  • Dans une deuxième liste, gardez les 3 éléments les plus importants.
  • Jetez la première liste. Vous avez votre objectif pour la journée.
  • Commencez directement à travailler sur le premier élément sans vous laissez distraire, ni par l’email, ni par un collègue, ni le café. Faites une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes.
  •  Vous pouvez faire une pause un peu plus longue au bout d’une heure.

Il est important de :

  • Ne pas vous laissez distraire tant que vous êtes dans cette période de 25 minutes
  • Ne pas rester derrière votre écran pendant cette pause de 5 minutes et éviter celui de votre smartphone également ;-). Par exemple : levez-vous et allez cherchez un fruit ou un verre d’eau ; regardez au loin par la fenêtre ; etc…
  • Ne laissez pas une tâche «non-terminée», avant de passer à la suivante.

Votre limite peut être plus élevée ou plus basse que trois. C’est à vous de trouver le bon chiffre. Cette limite peut également varier selon votre humeur, votre état de santé et les circonstances. Ce qui est important, c’est de chercher cette limite et d’essayer de s’y tenir. Évidemment, selon les circonstances, vous pouvez également être amené à dépasser cette limite et voir même à faire du multitasking.

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