Méthodes « Agile » : comparaison et avantages

“Vous avez fait du bon travail, mais l’utilisateur ne veut pas utiliser l’application”, me confie le client.

Nous venions de passer plusieurs mois à développer une application basée sur des spécifications détaillées. Dans le contexte de ce projet, nous étions isolés de l’utilisateur final. La décision d’adopter une méthode de gestion de projets traditionnelle avait été prise au début du projet.

Cette phrase du client m’avait fait un choc. J’étais plutôt habitué à des retours de clients positifs. Nous avions aussi mis beaucoup d’énergies et d’efforts dans ce projet. Je voulais absolument comprendre et analyser ce qui n’a pas fonctionné dans le contexte de ce projet.

Et c’est là que je me suis intéressé aux méthodes dite « Agile ». Lorsque j’ai analysé mes projets qui ont fonctionné et cette dernière expérience, pour moi, les méthodes dite “Agile” était un regroupement des bonnes pratiques.

Dans cet article, je vais partager avec vous l’origine des méthodes agiles, la différence avec les méthodes traditionnelles, les méthodes agiles les plus connues et quand les employés et comment travailler avec une équipe de développement en mode agile.

Historique des méthodes “Agile”

En 2001, 17 experts, dont Ken Schwaber et Jeff Sutherland, se rencontrent et ils créent le “Manifeste agile” sensé rétablir l’ordre dans le chaos du monde du développement logiciel où 81 % des projets informatiques échouent [1].

Le “manifeste agile” c’est 4 valeurs et 12 principes. Toute méthode de gestion de projets respectant ces 4 valeurs et ses principes est une méthode agile.

Voici les quatre valeurs :

  1. Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
  2. Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive
  3. La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
  4. L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan

La partie gauche de la phrase n’annule pas la partie droite. Simplement, la partie gauche de la phrase (en gras) est plus valorisés que la partie droite.

Les méthodes de gestion de projets agiles les plus connues sont : Scrum, Kanban et eXtreme Programming (XP). Dernièrement, nous entendons aussi beaucoup parlé de SAFe qui est sensé être un système de portofolio management.

La différence entre les méthodes “Agile” et les méthodes traditionnelles

Les méthodes de gestion de projets traditionnelles, appelés gestion de projets en cascade ou encore cycle en V, sont des méthodes où l’on va planifier les tâches d’une manière prédictive et séquentielle. On va planifier la totalité du projet dans les moindres détails.

Le chef de projets a la sensation d’accomplir le projet déjà au moment de la planification de cette dernière. Des étapes sont prévues pour relever l’expression détaillée des besoins et leur validation auprès des utilisateurs finaux, le développement, les tests et la mise en production. Il y a peu de place au changement.

Dans la réalité, il y a souvent un déphasage entre cette planification et l’exécution de ce plan. À ce moment-là, les discussions entre l’équipe de développement, le chef de projet et les utilisateurs finaux deviennent tendues. Tous les changements, quels qu’ils soient, deviennent une source de négociations et un sujet de discussion délicat.

Dans un projet “Agile”, l’organisation est plus souple et adaptable. Nous n’allons pas prévoir tout le projet dans les moindre détails très en amont du projet. Nous allons définir de gros blocs et nous allons prioriser ces dernières.

Ces blocs sont priorisés de façon à pouvoir livrer un bloc fonctionnel à l’utilisateur final à la fin de chaque itération. Une itération dure entre 2 et 3 semaines ou 1 mois dans certains cas. Ceci va permettre de diminuer l’abstraction inhérente liée à un projet informatique.

L’utilisateur final peut valider les blocs suivants basé sur un produit fonctionnel. Il n’a pas la lourde tâche d’apposer sa signature sur un document où sont inscrits de vagues spécifications et des croquis.

La communication et la collaboration entre l’équipe projet et l’utilisateur final sont ainsi également renforcé. Puisque à l’instar de se rencontrer uniquement au début du projet, ils se rencontrent toutes les 2 à 3 semaines et échangent sur des bases plus concrètes.

Tout le monde sait que la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes du projet sont importantes. Ces rituels permettent d’instaurer une communication régulière et constructive.

Les changements ne sont plus ressentis comme des “dangers”, mais sont embrassés d’une manière bienveillante et comme une suite logique du projet. Le focus n’est pas sur le respect stricte du cahier des charges, mais sur la valeur effective apportée par le produit auprès des utilisateurs finaux. Cette flexibilité et cette souplesse est appréciée par toutes les parties prenantes du projet. Les méthodes dite “Agile” donnent une plus grande réactivité que les méthode traditionnelles.

Selon l’accord contractuelle effectué, le projet peut se terminer avant la date de fin estimée parce que l’objectif du projet a été atteint et que les blocs suivants ne sont pas nécessaires.

Il se peut aussi que le projet partait dans une mauvaise direction. Les blocs fonctionnels, le produit testable et palpable très en amont du projet par rapport aux méthodes traditionnelles, ont permis à l’utilisateur final et aux parties prenantes du projet de s’en rendre compte rapidement. Ceci remet l’utilisateur final, le client, au cœur de l’action.

Ensuite, ce focus et cette concentration sur la valeur effective et non le “bon suivi du plan” ont permis d’économiser du budget et d’investir dans des fonctionnalités à plus forte valeur ajoutée que celles imaginées au début du projet. La planification est réellement pilotée par l’utilisateur final.

L’utilisateur final a également une très grande visibilité sur l’avancement du projet. Effectivement, grâce, aux livraisons fréquentes, mais aussi grâce au management très visuels des méthodes de gestions projets dites “Agile”.

Pour renforcer, la communication et la transparence, des tableaux physiques ou digitales sont employés pour représenter les tâches, les blocs et leur avancement. C’est aussi un moyen pour l’utilisateur final de se représenter et d’observer l’impact de ses demandes.

Est-ce que c’est tout ? Non, il faut aussi une ingénierie logicielle adaptée à ce type de projets. C’est un élément souvent négligé, mais qui est pour moi l’élément le plus important lorsque l’on va se lancer avec les méthodes “Agile”.

Effectivement, on est dans un projet “Agile”. Le produit va éventuellement être tiré dans un sens, puis dans un autre. Il faut se donner les moyens de laisser la place au changement.

On ne peut pas construire sereinement un produit avec ce type de gestion de projets sans avoir une ingénierie logicielle adaptée. Il faut des tests unitaires automatisés. Un mode de programmation et un esprit chez les développeurs où l’on va écrire le test unitaire, avant d’écrire le code (test-driven-developement; TDD). Il faut aussi une infrastructure permettant de livrer le code en production d’une manière automatisée. Etc.

Sans ces outils et ces compétences, la maturité de l’équipe de développement, le projet va aller droit dans le mur.

Et ce n’est pas fini… Même avec tous cela votre projet peut encore échouer… 🙂 Pas drôle n’est-ce pas ? 🙂 Je vous explique tout cela dans cet article.

Et vous, quelle conclusion faites-vous de cet article ?

Quelle est votre expérience avec les méthodes traditionnelles ou les méthodes “Agile” ? Vous sentez-vous prêt pour vous lancer avec les méthodes agiles ? –> Dites le moi dans les commentaires.

[1] The Standish Group 1995, Chaos, https://www.cs.nmt.edu/~cs328/reading/Standish.pdf

Ma meilleure astuce pour rester productif quand on travaille de chez soi

J’ai lu le livre “Miracle Morning” de Hal Elrod, il y a exactement 1 an et 11 mois.

Une des forces qui me caractérisent, selon StrengthsFinder® est le besoin de transformer les pensées en action. Je vais partager avec vous dans cet article comment j’ai appliqué le concept « Miracle Morning », mes erreurs, mes conseils et comment vous pouvez tirer profit de mon apprentissage.

Le concept « Miracle Morning » avec les quelques ingrédients supplémentaires que je vais vous donner est un outil redoutable de productivité quand on travaille de chez soi.

Cet article fait partie d’un évènement interblogueurs organisé par Olivier Roland du blog Blogueur Pro. D’ailleurs, je vous invite à aller consulter l’article suivant qui m’a fait connaître son blog : Tim Ferriss : la vérité sur la semaine de 4 heures.

Qu’est-ce que le Miracle Morning ?

Le « Miracle Morning » est à la base un livre, puis est devenu un « mouvement ». Le livre a été écrit par Hal Elrod. Dans ce livre, il explique comment une simple routine matinale a changé sa vie et comment elle aide des centaines de milliers de personnes à travers le monde à changer la leur.

Cette routine porte le nom de “SAVERS” qui est l’acronyme des mots “Silent” (méditer en silence), “Affirmation” (se répéter des affirmations positives), “Vision” (exprimer sa vision), Exercise (faire de l’exercice) , “Reading” (lire) et “Scribing” (écrire).

Le principe du “Miracle Morning” est de se lever très tôt le matin (à 5h du matin par exemple) ou de se lever simplement une heure plus tôt que d’habitude, voir même uniquement 5 minutes plus tôt que d’habitude.

On peut se donner 1 heure pour exécuter la routine, mais on peut également se donner uniquement 1 minute par élément de la routine “SAVERS” et ainsi exécuter la routine en 5-7 minutes.

Pourquoi me suis-je intéressé au Miracle Morning ? C’était bien avant la pandémie du coronavirus et de ces périodes de confinement consécutifs. Je nourrissais le projet de développer un blog et d’autres projets personnels sur lesquels je voulais travailler, mais sans sacrifier ma vie familiale.

Le problème : je n’avançais sur mes projets personnels. J’avais réduit mon temps de travail à 90 % pour avoir plus de temps avec mes enfants, mais aussi pour pouvoir avancer sur mes projets. Effectivement, j’avais plus de temps avec mes enfants et c’était génial ! (et c’est toujours génial !) 🙂 Mais rien n’y fait, je ne trouvais toujours pas le temps et l’énergie pour m’organiser et progresser sur mes projets.

Je me souviens même avoir pris quelques jours de congés progresser sur mes projets, mais j’en étais sorti frustré parce que je n’avais pas réussi à avancer comme désiré.

C’est là que je me suis intéressé au « Miracle Morning ». L’objectif : me lever plus tôt et progresser sur mes projets personnels avant ma journée de travail ou, le weekend, avant que tout le monde se réveille.

Dans cet article, je vais partager avec vous où j’en suis dans l’application de ce concept, mes erreurs et mes conseils dans sa pratique.

Ne sacrifiez pas votre sommeil

Personnellement, j’ai besoin de 7 h 30 de sommeil par nuit. Sinon, je cumule une fatigue et j’en sens les conséquences sur mon énergie, mes interactions avec les autres, ma concentration, etc. De plus, ne pas dormir assez provoque des effets négatifs sur le long terme sur la santé. Donc pour moi, il était hors de question de couper sur mes heures de sommeil, malgré les suggestions faites dans le livre.

Du coup, je suis encore allé chercher une solution dans les livres. J’ai téléchargé et écouté le livre audio “The Sleep Solution” du chercheur et neurologue Christopher Winter. J’ai terminé le livre dans l’avion et dans mes déplacements dans le cadre d’un voyage professionnel. Et à mon retour, j’ai, tout de suite, testé et mis en pratique les recommandations du scientifique.

Un des éléments que je continue à pratiquer : la sieste ! Pour moi, c’est un outil au service de ma santé. Dans mon cas, cet outil semble complémentaire au « Miracle Morning ».

Effectivement, si vous n’avez pas pu dormir pendant la nuit le nombre d’heures de sommeil nécessaire. Vous pouvez les rattraper dans une sieste durant la journée.

Vous pouvez, par exemple, fermez les yeux 30 minutes, 1 h ou 2 h entre 12 h et 14 h. Surtout, si vous travaillez de chez vous, vous pouvez plus facilement retrouver votre lit pour vous reposer. 😉

Conseil n° 1 : Faites une sieste durant la journée !

Ne sautez pas la routine « SAVERS »

À un moment donné dans la pratique du « Miracle Morning » et le fait de me lever plus tôt le matin, j’ai décidé de sauter la routine « SAVERS » et de commencer directement à travailler sur mes projets.

Je ne vous le conseille pas. La routine « SAVERS » est une série d’activités permettant d’améliorer sa concentration, de développer sa confiance en soi, de prendre du recul et de commencer sa journée avec une mission accomplie dès la première heure de la journée. Ce qui est une satisfaction en soi !

Effectivement, la méditation permet de pratiquer sa concentration. Elle peut se pratiquer de différentes manières. On peut méditer en pratiquant le yoga ou en priant et en essayant de se connecter avec une force supérieure. Cette activité va vous aider à ne pas être distrait par diverses distractions et notifications durant la journée.

Le fait de pratiquer les affirmations positives ou encore une fois en priant va vous aider à développer votre confiance en vous et renforcer votre capacité à atteindre vos objectifs.

Revoir votre vision (le fait de se projeter dans un futur désiré tous les 3 mois) et surtout à vous visualiser dans ce futur proche d’une manière concrète et imagée va vous aider à prendre du recul par rapport à vos problèmes du moment. Vous allez également porter plus d’attention aux opportunités et aux signaux du quotidien pouvant vous aider à atteindre vos objectifs.

L’activité « Scribing » (écrire) vous permettra de faire le bilan de la journée précédente, de situer votre niveau d’énergie, d’analyser de ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné et de planifier votre journée d’aujourd’hui !

Conseil n° 2 : Ne sautez pas la routine matinale !

Adoptez le « flow »

Écoutez-vous. Prêtez attention aux signaux de votre corps. Adoptez votre propre rythme. Nous sommes tous différents et nous avons tous des besoins différents. Nous ne sommes pas le même tous les jours. C’est donc « ok » de ne pas appliquer la routine « SAVERS » tous les jours et de lâcher prise de temps en temps.

Dernièrement dans l’étape « Scribing » (écrire), je note dans mon agenda des blocs de temps pour mes projets personnels, mon travail, ma famille, etc. Ensuite, j’utilise une méthode qui s’appelle Personal Kanban pour ma gestion du temps et des priorités.

Et ma première action, au début de chaque bloc de temps est d’ouvrir le tableau trello correspondant à chaque bloc (personnel, professionnel…) où je gère la priorisation de chaque catégorie.

Conseil n° 3 : Avancez à votre rythme et trouvez votre « flow » !

Dites-moi dans les commentaires, quelle est votre meilleure astuce pour rester productif quand vous travaillez de chez vous ?

Le LEAN CANVAS : tout comprendre

Lean Canvas
Le Lean Canvas : tout comprendre

Le Lean Canvas a été créé par Ash Maurya. Ce Canva comble l’écart entre le Business Model Canvas et la méthode Lean Startup.

Lean Canvas VS Business Model Canvas

En 2010, Ash Maurya a été impressionné par la flexibilité, l’adaptabilité et la simplicité du Business Model Canvas. Il avait tout de même de la peine à faire le lien direct avec la méthode Lean Startup. [1]

Effectivement, les problèmes et les défis que doivent faire faces les startups ou une équipe qui démarre avec un tout nouveau produit ne sont pas les mêmes que les entreprises établies (Apple, Amazon, Skype, etc.) qui aimeraient repenser leur modèle d’affaires et notamment ceux décrits dans le livre le livre Business Model Generation de Alex Osterwalder et Yves Pigneur, les auteurs du Business Model Canvas, respectivement chercheur et professeur à l’université de Lausanne, en Suisse.

Suite à plusieurs itérations, en s’inspirant des travaux du professeur Steve Blank, de l’université UC Berkeley, notamment de son livre The Four Steps to the Epiphany et en interagissant avec la communauté d’entrepreneurs autour de son blog sur le progrès de son produit de l’époque, il arrive à ce fameux LEAN CANVAS.

Le Lean Canvas pour la méthode Lean Startup

Le Lean Canvas a été également popularisé par son livre Running Lean qui a été publié aux éditions O’Reilly, en 2012. Le livre explique d’une manière très pragmatique comment appliquer la méthode Lean Startup avec un exemple concret, en prenant comme support, tout le long du livre : le Lean Canvas.

Le principe du Lean Canvas est adapté au monde des startups et des entreprises qui lancent des nouveaux produits innovants.

L’idée est de capturer et de tester les éléments les plus incertains et risqués du modèle d’affaires de la startup ou du produit innovant. Tout en restant aussi flexible, adaptable et simple que le magnifique Business Model Canvas, le tout tient également sur une seule et simple page.

Les innovations du Lean Canvas

Quels sont les cases du Business Model Canvas modifiées par le Lean Canvas ?

Problème

Le vrai défi au lancement d’une startup ou d’un nouveau produit est de créer un produit que veulent vraiment les gens. Il n’est pas rare de sauter sur la solution, sans avoir au préalable valider si le “problème” existe dans la vie des potentiels clients.

Solution

Une fois que nous avons cerné le problème ou du moins appris des éléments encourageants pour aller de l’avant. Nous pouvons aller de l’avant et imaginer une solution. Là rentre la beauté et la simplicité des Canvas. La contrainte de la taille de la case oblige l’entrepreneur ou l’intrapreneur à rester succinct dans la description de la solution.

Indicateurs clés

Il est tentant pour une startup ou une entreprise voulant développer un nouveau service ou un nouveau produit d’utiliser les indicateurs “classiques” d’une entreprise “classique”. Dans la méthode Lean Startup, la notion d’indicateurs de startup est revue en profondeur. Ash Maurya a mis en avant ce fait, en dédiant une case aux indicateurs clés de la startup ou du nouveau produit en entreprise.

Avantage concurrentiel

À quoi bon tous ces efforts, si le premier venu peut “copier” tout votre travail. Attention, un brevet n’est pas la seule réponse… La création d’une communauté autour de votre produit est par exemple un avantage concurrentiel.

D’autre part, il faut faire un effort de remplir toutes les cases du Lean Canvas, mais certaines peuvent être laissées vides ou compléter par la suite, dans les itérations ultérieures du produit.

Les cases du Business Model Canvas qui ont été supprimé, soit parce que elles étaient redondantes avec les cases ajoutées par le Lean Canvas, soit parce qu’elles étaient moins adaptées au contexte d’une startup ou du lancement d’une nouveau service ou d’un nouveau produit : Partenaires clés, Activités clés, Ressources clés et Relation clients. Cliquez-ici pour en savoir plus sur ces cases.

Comment utiliser le Lean Canvas ? Exemple concret

J’ai créé une formation GRATUITE de 9 vidéos où je vous propose de compléter ensemble le Lean Canvas du blog Les-Supers-Entrepreneurs.com.

Segment clients

Lean Canvas – Segment clients (1/9)

Problème

Lean Canvas – Problème (1/9)

Sources de revenus

Lean Canvas – Sources de revenus (3/9)

Solution

Lean Canvas – Solution (4/9)

Proposition de valeur unique

Lean Canvas – Proposition de valeur unique (5/9)

Canaux

Lean Canvas – Canaux (6/9)

Indicateurs clés

Lean Canvas – Indicateurs clés (7/9)

Coûts

Lean Canvas – Coûts (8/9)

Avantage concurrentiel

Lean Canvas – Avantage concurrentiel (9/9)

Intéresser par une consultation gratuite de 15 mn ? Contactez-moi via ce formulaire !

[1] https://blog.leanstack.com/why-lean-canvas-vs-business-model-canvas/

Gestion du temps et des priorités : une méthode simple et efficace

Gestion du temps et des priorités : une méthode simple et efficace

Nous vivons dans une société et à une époque où nous sommes bombardés d’informations et de différentes demandes. Nous avons l’email, le téléphone, les réseaux sociaux, les messageries instantanées, internet, les chaînes de télévision…

Nous sommes également tiraillés par différentes priorités que ce soit au travail ou chez soi. Nous subissons des interruptions à longueur de journée. Une étude américaine a démontré que nous sommes en moyenne interrompus toutes les 9 minutes pour une durée d’au minimum 3 minutes. Cela représente environ 2 heures de perdues par jour.

Nous sommes, aujourd’hui, face à un flux d’informations plus important que tout ce que l’homme a pu connaître dans le passé. D’autre part, nous manquons toujours de temps pour faire ce que nous avons à faire et ce que nous voulons faire. En se laissant polluer par l’information, nous perdons de vue ce qui est réellement important.

Nous avons en permanence des délais et des rendez-vous à respecter. Dans ce vacarme d’informations et de priorités contradictoires, il n’est pas toujours facile de rester calme et détendu. Des fois, il peut même nous arriver de perdre le sommeil. Nous nous disputons avec les personnes que nous aimons. En perdant de vue ce qui est important pour nous, nous nous éloignons de nos propres valeurs.

Dans ces moments de vacarme, ce qu’il y a de plus frustrant, c’est que malgré nos bonnes intentions, nos efforts et notre implication, les résultats ne sont pas toujours à l’image du travail produit.

Tout de même, tel des héros qui se battent pour nourrir leur famille et atteindre leurs rêves, nous continuons à faire face à l’adversité. Nous nous organisons avec des agendas, des to-do listes et des méthodes. Il y a quelques années, j’avais téléchargé l’application de to-do liste «Wunderlist» sur mon smartphone. Au bout de quelques semaines, ma to-do liste contenait autant de texte qu’une encyclopédie ! Je ne l’ouvrais plus parce qu’elle faisait bondir ma tension artérielle rien qu’en la regardant.

Et en effet, la dure réalité des plannings, c’est qu’ils ne servent à rien après deux semaines ou du moins prennent sérieusement la poussière. Effectivement, avec toutes les nouvelles choses qui nous tombent sur la tête, la pression et la vitesse des changements, cela devient un vrai défi de tenir notre planning à jour au bout de quelques semaines. Voici la réalité de notre société de l’information…

Que devons-nous donc faire pour atteindre nos objectifs et réaliser nos rêves ? Que devons-nous faire pour éviter le burnout ? Pour retrouver le sommeil et éviter les insomnies ? Faire les choses que nous aimons faire ? Donner du temps aux gens que nous aimons ?

Comment arrêter cette sensation de gaspiller nos compétences et nos capacités ? Comment améliorer notre image ? Comment terminer ce que nous entreprenons ? Comment ne plus jamais perdre nos objectifs de vue ? Comment rester calme et détendu quelque soit la situation ? Imaginez-vous en constante progression dans une attitude calme et détendue en direction de vos rêves, en accord avec vos valeurs les plus profondes.

En 2011, j’ai découvert une méthode qui a bouleversé ma vie. Grâce à cette dernière, j’ai atteint une plus grande partie de mes objectifs personnels en 3 mois que en une année sans cette méthode. Je n’avais plus la tête sous l’eau. J’avais pris de la hauteur par rapport à mes projets, ce qui me permettait de faire des propositions innovantes à mes clients. J’ai d’ailleurs eu d’excellents retours de la part de ces derniers.

Je me souviens d’une sensation nouvelle et agréable que je ressentais à l’époque : c’était la sensation de contrôle, de toujours être à jour, de toujours savoir où j’en étais exactement. Cela va s’en dire, c’est un important facteur de confiance en soi. Je me souviens qu’avant de partir en vacances, cela ne m’a pas pris plus de 5 minutes pour rédiger un email complet et détaillé de la situation de mes projets en cours à mes collègues et à mes clients. C’était une sensation très agréable. J’avais enfin trouvé une méthode formidable ! J’allais réaliser mes rêves.

Nous nous retrouvons quatre ans plus tard, et j’utilise toujours cette méthode ! Maintenant, lorsque j’ai une deadline imminente pour la soumission de documents très importants, je suis calme et détendu parce que j’ai déjà soumis les documents il y a deux jours ou plus. J’ai une vision claire de mes priorités et de mon état d’avancement. Je suis en constante progression vers mes objectifs et mes rêves, tout en restant calme, confiant et détendu.

Lorsque je liste sur un papier mes valeurs et les valeurs que je transmets dans mon travail, aujourd’hui, elles se superposent. Je travaille moins d’heures pour produire des services et des produits de meilleure qualité. Je termine ce que j’entreprend et si je ne le termine pas, je sais exactement pourquoi. J’ai mes objectifs sous les yeux en permanence. Je me sens debout, sur le toit d’un train roulant à pleine vitesse, en train de guetter l’horizon, d’où mes rêves et mes objectifs semblent arriver à toute allure.

J’aimerais partager avec vous un des principes de cette méthode qui a changé ma vie. Si comme moi, vous aimeriez sortir la tête de l’eau et prendre de la hauteur par rapport à votre vie, ce principe est vraiment très important pour vous. Avant d’appliquer cette règle, j’avais tendance à vouloir en faire trop et à surcharger ma journée. Je pensais pouvoir tout faire «le jour même». Au final, j’étais stressé toute la journée et quand celle-ci se terminait, je n’avais pas fait 20% de ce que j’avais prévu de faire, et j’étais donc déprimé à la fin de la journée et complètement démotivé pour le lendemain.

J’ai conseillé et accompagné de nombreuses personnes dans l’apprentissage de cette nouvelle manière de voir et de faire les choses. Elles m’ont dit que la compréhension de ce simple principe leur a ouvert les yeux et ils ont vu et effectué leur travail différemment, d’une manière plus efficace et plus détendue. Cette règle simplisme consiste à «se limiter à votre travail en cours».

Définissons, d’abord, ce qui nous intéresse, c’est-à-dire: être « productif ». En général, nous entamons beaucoup plus de choses que nous ne pourrions réellement réaliser. Nous essayons de les terminer le plus vite possible. Nous plaçons toutes les tâches dans notre agenda. Comme dans une grille de coloriage et évidemment nous n’oublions pas la moindre case vide. Ainsi, nous nous sentons bien.

Dès que nous voyons un créneau, nous y glissons une nouvelle tâche. Nous nous sentons encore mieux. Nous sommes à bloc. Nous avons occupé notre taux d’activité maximum… Pourtant, ce n’est pas cela, être «productif», c’est avoir réussi à occuper le maximum de sa «capacité».

Le fait d’être «productif», du latin pro- «en avant» et ducere «conduire», c’est d’avoir réussi à parcourir la plus grande distance sur le chemin des ses objectifs, dans un laps de temps qui vient de s’écouler. Par opposition, le mot «capacité» tire ces origines du mot latin capacitas qui est la faculté de contenir. Etre capable de contenir un certain nombre de tâches ne signifie pas être productif pour autant.

Faisons, la comparaison, et non l’analogie, avec le tronçon d’autoroute Genève-Lausanne. On voit que le tronçon d’autoroute est au maximum de sa capacité et…, de ce fait, est bloqué ! Une autoroute peut contenir 100% de véhicules, mais au-delà de 65%, la circulation s’écoule lentement et à 100% la circulation s’arrête complètement !

Le motard est la dernière case vide que nous nous sommes empressés de compléter. Il y a encore de la place, mais la tâche n’avance plus. De la même manière, lorsque nous avons occupé le maximum de notre capacité, nous ne sommes plus productifs et les tâches ne s’écoulent plus à une vitesse optimale. À l’instar de ce motard, une simple tâche prend beaucoup plus de temps qu’elle ne le devrait. Ce n’est pas parce qu’il y a encore de la place qu’il faut rajouter un véhicule supplémentaire. De la même manière, notre cerveau a besoin d’espace pour fonctionner sainement.

Nous sommes souvent tenté de travailler sur plusieurs tâches en même temps – c’est ce que l’on appelle du «multitasking» – mais cette manière de travailler est également très mauvaise pour notre cerveau et contre-productive, comme l’ont démontré différentes études, dont celle du professeur Clifford Nass de la fameuse université de Stanford. Cette étude a démontré que de faire du multitasking n’améliorait pas nos performances, mais pouvait en plus détériorer les capacités de notre cerveau qui nous aident à nous concentrer. Bien entendu, des fois, nous n’avons pas le choix, mais il serait vraiment intéressant de tenter d’éviter ce genre de situation.

Les personnes qui ne connaissent pas ce principe ont tendance à vouloir en faire trop et à surcharger leur journée d’une manière contre-productive. Elles pensent pouvoir tout faire «le jour même». Le résultat, c’est qu’elles font beaucoup moins qu’elles ne le pourraient et elles sont stressées toute la journée, alors qu’en limitant le nombre de tâches différentes dans notre journée, nous sommes beaucoup plus productifs. Nous prenons également de la hauteur par rapport à notre travail.

Voici une méthode simple et efficace pour appliquer ce principe :

  • En commençant votre journée (avant de regarder vos emails), prenez une feuille de papier ou un fichier dans votre ordinateur.
  • Faites une première liste de tout ce que vous aimeriez accomplir dans la journée. Ne prenez pas plus de 5 minutes pour faire cette liste.
  • Dans une deuxième liste, gardez les 3 éléments les plus importants.
  • Jetez la première liste. Vous avez votre objectif pour la journée.
  • Commencez directement à travailler sur le premier élément sans vous laissez distraire, ni par l’email, ni par un collègue, ni le café. Faites une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes.
  •  Vous pouvez faire une pause un peu plus longue au bout d’une heure.

Il est important de :

  • Ne pas vous laissez distraire tant que vous êtes dans cette période de 25 minutes
  • Ne pas rester derrière votre écran pendant cette pause de 5 minutes et éviter celui de votre smartphone également ;-). Par exemple : levez-vous et allez cherchez un fruit ou un verre d’eau ; regardez au loin par la fenêtre ; etc…
  • Ne laissez pas une tâche «non-terminée», avant de passer à la suivante.

Votre limite peut être plus élevée ou plus basse que trois. C’est à vous de trouver le bon chiffre. Cette limite peut également varier selon votre humeur, votre état de santé et les circonstances. Ce qui est important, c’est de chercher cette limite et d’essayer de s’y tenir. Évidemment, selon les circonstances, vous pouvez également être amené à dépasser cette limite et voir même à faire du multitasking.